La transformation numérique des entreprises est désormais une évidence et une nécessité. C’est au moins ce que tout le monde, consultants, journalistes, influenceurs, blogueurs, etc., avance, non sans de solides raisons technologiques, économique ou stratégiques. Dès lors, la question se pose pour les DRH : comment notre fonction peut-elle et doit-elle y prendre sa part ?
Une des réponses possibles est de commencer par la fonction RH elle-même, la question initiale évoluant alors en « comment faire ? ». Dans un billet publié au démarrage de ce blog (ici) je mentionnais la manière dont l’intranet RH avait quitté la DSI pour venir bouleverser les rapports entre les salariés et les experts RH de l’entreprise. A en croire les intitulés de certaines des conférences du prochain salon Solutions Intranet Collaboratif et RSE dans 15 jours au Parc des Expositions de la Porte de Versailles à Paris, l’intranet demeure encore un outil possible pour entrer dans la transformation numérique.
Je voudrais aussi revenir sur un outil dont j’ai également parlé (ici) : la dématérialisation, notamment la dématérialisation des bulletins de paie.
D’une part parce que le régime juridique de la digitalisation des bulletins de paie a sensiblement évolué au 1er janvier dernier avec l’entrée en vigueur de la loi du 8 août 2016 (loi El Khomri). L’article L3243-2 prévoit dorénavant: « Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6. Un décret en Conseil d’État pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données.
Les mentions devant figurer sur le bulletin ou y être annexées sont déterminées par décret en Conseil d’État ». Alors que dans le régime de la loi du 12 mai 2009 l’employeur devait recueillir l’accord des salariés pour dématérialiser les bulletins de paie, il peut désormais le faire sauf opposition des salariés.
Dans le même ordre d’idée, la règlementation du coffre-fort numérique s’étoffe progressivement en sorte d’assurer aux utilisateurs la fiabilité et la sécurité qu’ils sont en droit d’exiger. Par exemple la CNIL a d’abord élaboré en 2013 une recommandation sur le coffre-fort électronique , puis adopté en 2014 un référentiel pour la délivrance de labels en matière de service de coffre-fort numérique et enfin délivré en 2016 le premier label coffre-fort numérique.
Enfin, les salariés qui ont ouvert un compte personnel d’activité peuvent, si leur entreprise a mis en place la digitalisation des bulletins de paie, accéder sur le site du CPA à leurs bulletins de paie dématérialisés (pour peu que l’opérateur du service de coffre-fort numérique soit agréé par l’opérateur du CPA).
D’autre part parce que j’ai quelques convictions que je voudrais vous faire partager. La digitalisation des bulletins de paie est à mon avis un bon moyen d’aborder la transformation numérique de la fonction RH et plus généralement de l’entreprise. C’est ce que j’appelle le pied dans la porte numérique.
Il faut commencer par exécuter un projet de système d’information RH, projet qui doit notamment permettre de répondre à quelques questions essentielles sur le processus impacté, l’outillage informatique requis, la sécurité des données sensibles en cause, etc. Projet dont l’accompagnement au changement (formation, information, communication, mobilisation managériale, etc.) doit être particulièrement soigné compte tenu de ce que représente encore aujourd’hui le bulletin de paie pour chaque salarié.
C’est également un projet qui permet de mesurer l’appétence à la transformation numérique des salariés concernés : les taux d’adoption (depuis 2009) ou de refus (depuis le 1er janvier) sont de bons indicateurs de la maturité digitale des salariés. Tout dépend bien sûr de la taille des organisations mais un projet tel que celui-là fait partie de ceux qui demeurent aisément maitrisables (notamment en termes de coûts ).
Si autant reste à faire en matière de dématérialisation des bulletins de paie, c’est probablement parce qu’on a du mal à faire de la paie un vecteur de transformation. Or l’informatisation des RH a démarré par la paie il y a bien des années, ce secteur est donc particulièrement à l’aise avec ce genre de changement. Autre preuve de cette aisance acquise par les services de paie en matière de modernisation permanente : la multiplication des projets qui les concerne (DADS, simplification du bulletin de paie, prélèvement à la source pour ne citer que ceux d’une actualité brûlante).
Alors oui décidément les DRH auraient tout à gagner à prendre appui sur les transformations de la paie, en cours ou à venir, pour faire de la fonction ressources humaines un vrai moteur de la transformation digitale des entreprises.
Qu’en dites-vous ?
